Секретаря не зря порой называют лицом компании – это первый человек, с которым общается каждый новый клиент или партнер. С развитием технологий секретарь стал и голосом компании, ведь практически каждый позвонивший в какую-либо фирму первым делом попадает на секретаря, который уже и переводит звонок на нужного сотрудника. Должность эта несет с собой огромную ответственность, ведь любой пропущенный звонок может стать причиной сорванного выгодного контракта и потери прибыли. Но секретарь – это просто человек, и даже при предельно ответственном отношении к своей работе он не застрахован от ошибок. Другое дело – виртуальный секретарь, который не нуждается в обеденном перерыве, работает без ошибок, всегда корректен в общении и не требует повышения заработной платы. И это не робот из недалекого будущего, а услуга call-центра, работающего на аутсорсинге.
Обязанностей у виртуального секретаря предостаточно, и он справляется с ними безукоризненно, не требуя высокой цены за свои услуги:
Виртуальный секретарь составляет отчетность в предварительно подготовленных формах для анализа входящих звонков, записывает разговоры для последующего контроля, приводит статистику по различным направлениям.
Под красивыми словами «виртуальный секретарь» скрывается не искусственный интеллект, а целая группа операторов, занимающихся приемом и обработкой входящих вызовов, предоставляющих клиентам нужную информацию, отправляющих коммерческие предложения по различным каналам связи. В зависимости от количества входящих звонков число операторов может увеличиваться для того, чтобы ни один абонент не остался без ответа. Перед тем, как запустить новый проект по услуге, колл-центр проводит тщательную подготовку, в ходе которой составляются скрипты разговора, выделяется группа операторов, которые проходят индивидуальную подготовку с последующим тестированием. Затем осуществляется пробный запуск проекта для выявления недочетов и их устранения. Каждый этап проекта согласовывается с заказчиком.
Стоимость услуг виртуального секретаря зависит от нескольких факторов. В их числе:
Влияют на стоимость и другие нюансы, которые определяются в ходе составления договора на оказание услуг. Ведь у каждой компании есть свои тонкости работы, свои требования и свои принципы, и деятельность виртуального секретаря должна полностью им соответствовать, чтобы с полным правом называться «голосом компании». Такой индивидуальный подход к каждому заказчику позволяет настроить работу виртуального секретаря с максимальной эффективностью.